Januar 2015

Erstellen Ihres Gantt-Diagramms mit einer Planungssoftware

Im Allgemeinen ist das Gantt-Diagramm in einem Unternehmen nicht besonders beliebt. Planungssoftware, die das Erstellen eines solchen Diagramms ermöglicht, ist oft komplex und unästhetisch. Natürlich gibt es diese Art der Planung (MS Project ist nur ein Beispiel). Sie ist für komplizierte Projekte, die zahlreiche Ressourcen erfordern, vorgesehen und ermöglicht in erster Linie, die Durchführbarkeit der besagten Projekte innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens zu prüfen. In diesem Zusammenhang möchten wir als Beispiel den Bau einer neuen Autobahn, die Implementierung einer ERP-Software im Client/Server-Modus usw. nennen.

Wenn die Planungssoftware jedoch in einem kollaborativen Umfeld eingesetzt wird, lässt sich das Gantt-Diagramm sofort viel leichter erstellen und anwenden. So ist es möglich, den Fortschritt eines Projektes innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zu visualisieren und festzustellen, wie weit die beteiligten Personen fortgeschritten sind.

Nachstehend möchten wir Ihnen ein paar Tipps & Tricks zur Erstellung Ihres Gantt-Diagramms in einer Software für kollaborative Planung verraten.

Besprechungen zur Vorbereitung einer für alle verständlichen Struktur

Oftmals sind an einem Projekt Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen beteiligt, die nicht unbedingt einer selben Hierarchie unterliegen und ein eigenes Vokabular haben. Informatiker, Mitarbeiter der Abteilungen Vertrieb und Marketing können an einem selben Projekt zusammenarbeiten, jedoch verwenden sie nicht immer dieselben Codes: das, was für den einen selbstverständlich ist, ist es für den anderen noch lange nicht.
Daher ist es wichtig, dass der Projektleiter oder die Person, die für die Modellierung des Projektes in der Planung zuständig ist, alle daran beteiligten Personen zu einer Besprechung zusammenruft. Niemand kennt seine Arbeit besser als man selbst, daher ist es empfehlenswert, dass jeder Mitarbeiter dem Projektleiter die Aufgaben, für die er zuständig ist, erklärt. Ein Brainstorming ermöglicht es, das Vokabular untereinander abzustimmen, um das Gantt-Diagramm zu strukturieren, damit die Begriffe für alle verständlich sind. Die verschiedenen Beteiligten werden dadurch angeregt, das Diagramm zu benutzen, da sie an dessen Erstellung mitgewirkt haben und es verstehen.

Diese Besprechung soll zu folgenden Ergebnissen führen:

Erfassen der Aktivitäten des Projektes und deren Deadlines

Gantt-Diagramm: Aktivitäten des Projektes und deren Deadlines

Ein Projekt kann leicht in wesentliche Aktivitäten gegliedert werden: dadurch entsteht eine Richtlinie für dessen Planung. Wenn die Anfangs- und Enddaten gleich zu Beginn festgelegt werden kann die gesamte Dauer des Projektes abgeschätzt werden, selbst wenn sich diese im Laufe der Durchführung ändern kann.
Und gerade hier liegt der Vorteil der Planungssoftware: nichts ist endgültig festgelegt! Wenn die Aktivität B nicht vor Abschluss der Aktivität A beginnen darf und letztere sich verzögert, werden alle Anfangs- und Enddaten der Aktivität automatisch angepasst.
Jede Aktivität kann ihrerseits eine Unteraktivität haben, die wiederum aus mehreren Aufgaben bestehen kann. Daher darf nicht vergessen werden, alle diejenigen aufzulisten, die ausgeführt werden müssen, um das Projekt erfolgreich durchzuführen. Es ist unter anderem die Vollendung aller dieser Aufgaben, die den Abschluss einer Aktivität bestimmt.

Zuteilen der Ressourcen

Gantt-Diagramm: Ressourcen

Die Planungssoftware ermöglicht es ebenfalls, jeder Aktivität oder Unteraktivität des Projektes eine Ressource zuzuteilen. Im Fachjargon des Projektmanagements versteht man unter „Ressourcen“ eine Person oder eine Gruppe von Personen, die zu einem gegebenen Zeitpunkt am Projekt beteiligt sind. Daher muss die Arbeitszeit einer jeden Ressource definiert und der mit jeder Aktivität verbundene Arbeitsaufwand ermittelt werden. Sobald die Ressourcen zugeteilt sind können diese den Fortschritt der Arbeit im Bereich der Aktivitäten/Unteraktivitäten, für die sie zuständig sind, in der Planung eintragen. Der Erfüllungsgrad eines jeden Aktivitätsziels ist auf dem Plan leicht zu erkennen.

Hinzufügen von Meilensteinen

Gantt-Diagramm: Meilensteinen

Die Meilensteine sind nicht mit der zeitlichen Ablauffolge oder der Ressourcenzuteilung verbunden und sind für alle sichtbar. Sie markieren wichtige Ereignisse einer Aktivität, zum Beispiel das Ende einer Phase, die Zustimmung eines Kunden, die Erstellung eines Dokuments...
Die auf einer Planung visuell dargestellten Meilensteine (meistens in Form einer Fahne oder Raute) ermöglichen eine eindeutige Gliederung der Projektphasen und markieren die Erreichung von Zwischenzielen. In der Regel ändert sich die Farbe, wenn sie erreicht wurden.

Die Vollendungsquote der Aktivitäten, ihrer Unteraktivitäten und der damit verbundenen Aufgaben, kombiniert mit dem Erreichen der Meilensteine, bestimmt, ob das Ziel des Projektes erreicht wurde.

So, das war‘s! Wir hoffen, dass Ihnen dieser kleine Artikel nützlich war. Zögern Sie nicht, Ihre Eindrücke zu teilen und uns mitzuteilen, wie Sie Ihr Gantt-Diagramm erstellen und ob sie eine Planungssoftware benutzen.

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