Juli 2014

Kundenbericht Planzone: Industrie


ATB: Ein international agierender Konzern

Die ATB Austria Antriebstechnik AG ist ein weltweit agierender, führender Hersteller elektrischer Antriebssysteme für Industrie- und Geräteanwendungen mit Hauptsitz in Wien. Der Konzern beschäftigt derzeit etwa 3500 Mitarbeiter bei einem Umsatz von etwa 336 Millionen Euro.

Die Tatsache, dass es sich bei der ATB Austria Antriebstechnik AG um einen weltweiten Firmenverbund handelt, hat auch Auswirkungen auf die Projektlandschaft des Konzerns. Die Projektteams setzen sich aus Teammitgliedern aus den unterschiedlichsten Standorten zusammen, wodurch die Projektarbeit stark von einer erfolgreichen Zusammenarbeit über Landesgrenzen hinweg abhängt. Planzone, als SaaS-Tool, das ein kollaboratives Arbeitsumfeld bietet, ist hier nicht mehr wegzudenken.

 

Nutzung der Planzone‏

In gleichem Maße ist Planzone als Lösung für ein verbessertes Projektmanagement nicht mehr wegzudenken. Derzeit werden etwa 16 R&D Projekte mit Planzone gesteuert. Diese sind vor allem interne Projekte für die Plattformerrichtung. Um die Übersichtlichkeit zu wahren, gibt es lediglich drei Administratoren in der ATB-Planzone. Ein key user ist gleichzeitig Hauptadministrator und setzt alle neuen Projekte zentral auf. Die Detailplanung der einzelnen Projektphasen geschieht anschließend individuell durch den Projektmanager, der sich dabei an Vorlagen, die in einem Workshop gemeinsam mit dem Planzone-Team erarbeitet wurden (siehe unten), orientieren kann. Einmal im Monat findet ein Projektstatus-Meeting zwischen dem Entwicklungschef und einem der Projektleiter statt. Dabei wird der Stand des Projektes persönlich (vor Ort oder telefonisch) besprochen. Dafür wird der Zeitplan in der Planzone konsultiert, die Menge an erledigten und ausstehenden Aufgaben betrachtet, sowie die Meilensteine überprüft. In diesem Project Review können folglich Probleme im Projekt mit Hilfe von Planzone erkannt werden. Beispielsweise wird eine Fristüberschreitung, sowie deren Auswirkung auf Folgetermine und schließlich auf das gesamte Projekt sichtbar.

Einführung der Planzone‏

Unter Thomas Simonis, Head of Group R&D, wurde das Tool in den Konzern eingeführt. Er hat mit Hilfe von Planzone die PM-Methodik im Konzern zum Leben gebracht und das Bewusstsein für die strukturierte Arbeit im Projekt geschaffen – und genau darin sieht er den größten Vorteil der Lösung.
Dabei kommt laut Herrn Simonis der Unterstützung durch das Consulting-Team von Planzone besondere Bedeutung zu. Die Schulungsmaßnahmen sowie ein individueller Workshop zur ATB-spezifischen Vorgehensweise bei der Projektstrukturierung unterstützten maßgeblich die theoretische Einführung in die Prozesse und Terminologie des Projektmanagements durch Herrn Simonis. Diese Kombination ermöglichte schließlich einen elementaren Schritt in der Einführung von Projektmanagement im Konzern, den Herr Simonis mit folgenden Worten benennt: „Die Erziehung zur strukturierten Vorgehensweise.“
Die Schulung hilft dabei, die Hemmschwelle zu überwinden
Dieses Erlernen der Grundlagen des Projektmanagements erfolgte sowohl durch die Einweisung in die PM-Methodik durch Herrn Simonis, als auch durch die Umsetzung der Theorie in die Praxis mit Hilfe von Planzone. Als größten Mehrwert sieht Herr Simonis, dass die Planzone-Schulung den Teilnehmern die praktische Anwendung der theoretischen PM-Grundlagen ermöglicht. Sie machte das Projektmanagement greifbar und reduzierte so die Hemmschwelle mancher Teilnehmer, die Neulinge im Projektmanagement waren, das Tool tatsächlich zu gebrauchen.

Erlernen von best practices durch die Schulung
Hinzu kommt, dass die Teilnehmer durch die Schulung erstens die „best practices“ vom Hersteller selbst erlernten und zweitens mit dem Planzone-Team eine einheitliche Vorgehensweise für das Projektmanagement erarbeiteten. Vor allem in derart großen Konzernen ist es unabdingbar, dass auf ähnliche Weise an die Planung und Durchführung von Projekten herangegangen wird und dass in den Projektteams einheitlich agiert wird.

« Planzone hilft, das Bewusstsein und die Akzeptanz für die Nutzung eines Tools und für das Projektmanagement zu schaffen »

 

Benefits des Workshops‏

Im Anschluss an die Schulung wurde im Rahmen eines gemeinsamen Workshops mit den Teilnehmern der Schulung und dem Planzone-Consulting-Team durchgeführt, aus dem zusätzliche Benefits gewonnen wurden, denn hier wurde eine Projektvorlage erstellt, von der der ATB-Konzern bis heute profitiert. Anhand eines konkreten Projektes wurde mit Unterstützung durch das Planzone-Team ein Projektstrukturplan erstellt, der den gängigen Projektstrukturplänen im Bereich des R&D stark ähnelt. Der große Vorteil ist somit, dass dieser Plan bei neuen Projekten sofort übernommen werden kann. Dies bedeutete für die etwa 16 R&D Projekte, die derzeit in der ATB-Planzone gesteuert werden, einen enormen Zeitgewinn.
Dieser Projektstrukturplan wurde noch während des Workshops als Vorlage in die ATB-Planzone integriert, sodass mögliche Fragen der Teilnehmer in Bezug auf die Handhabung des Tools an Ort und Stelle geklärt werden konnten. Dadurch gewannen die Teilnehmer ein nochmals deutlicheres Verständnis davon, wie man ein Projekt in Planzone aufsetzt und steuert.

Akzeptanz der Planzone‏

Mittlerweile ist Planzone im ATB-Konzern etabliert und das Bewusstsein für strukturiertes Projektmanagement ist auch dank des Tools geschaffen. Alle Managementebenen sind involviert und nutzen Planzone aktiv. Selbst der COO sieht sich die Projekte in Planzone im Detail an und bemerkt manches Mal Probleme, die zuvor niemandem aufgefallen waren.

„Planzone finde ich gut“‏

Angesichts der großen Vorteile, die die Planzone dem ATB-Konzern gebracht hat und der raschen Etablierung des Tools, fällt es Herrn Simonis leicht, ein positives Fazit aus der Nutzung der Planzone zu ziehen.„Das Tool ist leicht zu bedienen und relativ selbsterklärend“, nennt er als den ersten, wesentlichen Benefit, aus dem sich weitere ergeben. Denn durch die einfache Bedienbarkeit, gewinnt die Planzone rasch an Akzeptanz und lässt sich dadurch problemlos einführen. „Planzone ist ein preisgünstiges Tool, das für ein geringes Budget viel leistet“, so Simonis weiter. Es hilft, das Projektmanagement einzuführen und die Projekte effizient weiter zu steuern.Auf die Frage, ob er Planzone weiterempfehlen würde, antwortet Simonis „Ja, durchaus“. In seinem eigenen Konzern hat Herr Simonis diese Empfehlung bereits weitergegeben – mit Erfolg. In Zukunft soll Planzone innerhalb des Unternehmens ausgebaut und in weiteren Abteilungen verwendet werden.

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