Oktober 2014

So arbeiten Sie effektiv und strukturiert

timesheet_iconJeder kennt sie, die Tage an denen man sich vollkommen überlastet fühlt. Man kommt ins Büro und hat den Kopf voller Sachen, die man erledigen muss, ohne genau zu wissen, womit man anfangen soll. Das Ergebnis? Stress, mangelnde Motivation und Zeitverlust bei der Organisation des Tagesablaufs.
Das Problem gänzlich zu lösen ist utopisch, aber es gibt einige Hilfen, um der Situation Herr zu werden. Wir möchten Ihnen in diesem Blog einige vorstellen.

Gehen Sie nicht jede Verpflichtung ein

Ein Großteil unseres Stresses basiert auf einer schlechten Organisation der Verpflichtungen, die wir gegenüber unseren Kollegen oder Vorgesetzten eingehen, ganz zu schweigen von den Verpflichtungen uns selbst gegenüber. Tatsächlich liegt es in der Natur des Menschen, eine große Zahl an Verpflichtungen einzugehen – von ganz banalen bis hin zu strategisch wichtigen. Und selbst mit dem besten Willen ist es manchmal schwer, jede tatsächlich auch zu erfüllen.

Deswegen gilt: wenn Sie eine Verpflichtung eingehen, so harmlos diese auch erscheinen mag, definieren Sie zunächst sehr deutlich, was genau Sie tun müssen und wie viel Zeit dies in Anspruch nehmen wird. Falls Sie es nicht wagen, „nein“ zu sagen, vermeiden Sie eine eindeutige Antwort und sagen Sie z.B. „Ich lasse es mir durch den Kopf gehen“, „Das ist eine gute Idee, ich werde darüber nachdenken“. Dadurch gewinnen Sie Zeit, um darüber nachzudenken, ob Sie die Verpflichtung wirklich eingehen können und wollen.

Erstellen Sie online To-Do-Listen

Man kann es nicht oft genug sagen: mit Hilfe von To-Do-Listen sparen Sie wertvolle Zeit. Anstatt tagtäglich Ihre Arbeit neu organisieren zu müssen, nehmen Sie sich am Ende der Woche einfach ein kurzes Stündchen Zeit um alle anstehenden Aufgaben aufzuschreiben. Sie können Ihre Aufgaben auch einfach unter mehreren Themen gruppieren um einen strukturierten Überblick zu erhalten. Um einen freien Kopf zu bewahren, können Sie Ihre To-Do-Listen auch einfach mit Hilfe eines online Tools erstellen, das Sie an die anstehenden Aufgaben erinnert. So riskieren Sie nicht, dass Sie einige Aufgaben einfach vergessen. Es bietet sich an, eine online verfügbare Lösung zu nutzen, denn so haben Sie haben Zugriff auf alle Informationen, egal wo Sie sind und wann auch immer Sie sie benötigen.

Setzen Sie Prioritäten

Es genügt meist nicht, Ihre Aufgaben lediglich aufzulisten, denn wichtig ist auch, zu wissen, welche zuerst bearbeitet werden müssen. Sie müssen Prioritäten setzen. Verwechseln Sie dabei nicht „dringend“ und „wichtig“! Setzen Sie eine geringere Priorität für all diejenigen Aufgaben, die weniger wichtig sind und konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die Ihnen dabei helfen, tatsächliche Ziele zu erreichen. Lassen Sie sich nicht von den kleinen, dringenden Aufgaben ablenken, die normalerweise recht schnell abzuarbeiten sind – priorisieren Sie, was wirklich „wichtig“ ist. Erstellen Sie daher einen Plan, in der Ihre Aufgaben nach der Wichtigkeit aufgelistet sind. So erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, wann Sie welche Aufgabe fertigstellen müssen.

Schieben Sie möglichst nichts auf

Es ist ganz gewöhnlich, Sachen auf den nächsten Tag zu verschieben, vor allem, wenn man mehrere Sachen gleichzeitig zu erledigen hat. Das lässt sich auf unterschiedliche Weise erklären: fehlende Motivation, fehlendes Selbstvertrauen, Ablenkung, das Gefühl, die Zeit rennt einem davon, … Aber wie schon der Psychologe William James meinte: „Nichts ermüdet den Menschen so schnell, wie das ständige Aufschieben einer nicht erledigten Aufgabe.“ Um dies zu vermeiden, konzentrieren Sie sich am besten auf den Mehrwert, den Sie durch das Abschließen der Aufgabe erreichen. Indem Sie sich auf das Ergebnis fixieren, motivieren Sie sich, die Aufgabe schneller zu erledigen.

Außerdem sollten Sie sich die Frage stellen: Wer trägt die Verantwortung dafür, dass die Aufgabe erledigt wird? Falls das nicht Sie selbst sind, ist es ganz natürlich, dass Sie das Enddatum immer wieder verschieben. Organisieren Sie sich daher mit den anderen Beteiligten, um den Aufgabenbereich eines jeden genau abzustecken. Denn schließlich ist es gut möglich, dass Sie weitaus weniger Aufgaben zu erledigen haben, als ursprünglich auf Ihrer To-Do-Liste standen.

Wappnen Sie sich mit Werkzeugen, die an Ihre Anforderungen angepasst sind

Bleibt noch ein Tipp, den Sie vermutlich bereits erahnt haben: Ein Werkzeug zu haben, das Ihnen bei der Organisation Ihrer Aufgaben hilft, bringt Ihnen vielerlei Vorteile. Selbstverständlich tendiert man zunächst dazu, alles auf Papier zu notieren, oder Post-It’s zu verwenden und man wird sich schwer davon trennen können. Aber es gibt trotzdem andere (und vielleicht bessere) Wege, Ihre Arbeit effizient zu strukturieren.

Wir leben heutzutage im Zeitalter des Internets, in dem gerade auch SaaS-Lösungen eine wichtige Rolle spielen: sie sind mithilfe einer einfachen Internetverbindung zugänglich, d.h. sie müssen nicht lokal installiert werden. D.h. Sie können in einem SaaS-Tool zum Aufgabenmanagement all Ihre Aufgaben integrieren und zu jeder Zeit an jedem Ort auf sie zugreifen. Planzone ist ein gutes Beispiel: Sie können hier Ihre To-Do-Listen interaktiv erstellen, Prioritäten vornehmen, aber auch Kommentare und Dokumente hinzufügen, sowie diese mit Ihren Mitarbeitern austauschen. So wird das strukturierte Arbeiten zum Kinderspiel. Testen Sie Planzone kostenfrei und machen Sie sich selbst ein Bild davon.
Testen Sie Planzone kostenfrei und machen Sie sich selbst ein Bild davon.

Und Sie? Welche Ratschläge haben Sie für strukturiertes Arbeiten? Nutzen Sie selbst ein Tool als Hilfsmittel?

Wir freuen uns auf Ihre Kommentare,
Ihr Planzone-Team

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